Jefacture.com centralise la facturation et les paiements selon l’offre choisie

Si vous recherchez Je facture, vous souhaitez probablement accéder à jefacture.com, créer un compte ou vérifier si la solution correspond à votre entreprise. La plateforme centralise la facturation électronique, les documents entrants, le partage avec l’expert-comptable et, selon l’abonnement, certains services de paiement. Elle est accessible depuis un navigateur web et une application mobile.

À quoi sert jefacture.com au quotidien ?

Jefacture.com regroupe les opérations liées à une facture : création d’un devis, émission d’une facture de vente, réception d’une facture fournisseur, archivage, transmission et suivi du règlement. La solution vise à limiter les ressaisies entre l’entreprise, ses clients, ses fournisseurs et son cabinet comptable.

Créer, envoyer et recevoir les documents commerciaux

La solution permet de créer des factures, des devis et des notes de crédit. La numérotation peut être automatisée et les documents personnalisés à l’image de l’entreprise. Les échanges passent par e-mail, Peppol ou Chorus Pro. Peppol est un réseau d’échange structuré de documents électroniques entre organisations. Chorus Pro est la plateforme utilisée pour la facturation adressée au secteur public français.

Pour les documents reçus, une boîte de réception centralisée facilite le classement et la validation des factures d’achat. L’OCR, ou reconnaissance optique de caractères, extrait les informations visibles sur un document numérisé pour réduire la saisie manuelle. Cette automatisation doit toutefois être contrôlée : vérifiez les montants, les dates, la TVA et l’identité du fournisseur avant de valider la pièce.

Faire circuler l’information jusqu’à la comptabilité

La collaboration avec l’expert-comptable repose sur le partage sécurisé des documents et des données en temps réel. L’entreprise évite ainsi de transmettre des pièces dispersées en fin de période. De son côté, le cabinet peut récupérer plus régulièrement les éléments nécessaires à sa production comptable. Des intégrations avec des logiciels comptables, une clé API et des fonctions de rapprochement entre factures et paiements complètent cette organisation.

Une facture s’inscrit dans une chaîne qui comprend un bon de commande, un justificatif, une validation, une échéance et un règlement. Pour chaque pièce, il est donc utile de retrouver le document d’origine, son statut de contrôle et la trace du paiement. Automatiser l’émission d’une facture sans organiser les exceptions dans les e-mails et les dossiers personnels laisse une partie du suivi hors de la plateforme.

Créer un compte et sécuriser l’accès

L’inscription à Je facture peut commencer depuis un ordinateur ou un téléphone. Sur mobile, le scan d’un QR code peut relier l’application à la page ouverte sur le poste de travail. Cette méthode évite de recopier certaines informations et facilite le passage d’un environnement à l’autre.

Les étapes à préparer avant l’inscription

1. Utilisez une adresse e-mail durable : elle recevra le message de validation et servira à la connexion. Une même adresse peut être utilisée lorsqu’un utilisateur gère plusieurs entreprises.
2. Validez l’e-mail reçu, puis acceptez les conditions générales demandées pendant le parcours.
3. Ajoutez votre numéro de téléphone et paramétrez les notifications utiles pour suivre les actions importantes sur le compte.
4. Vérifiez votre identité avec une carte d’identité ou un passeport. Le parcours demande ensuite de scanner le document et le visage du titulaire.

La vérification d’identité associe un utilisateur identifié aux opérations réalisées sur des données commerciales et, lorsque les services concernés sont activés, aux flux de paiement. La plateforme mentionne également une double authentification pour l’utilisateur et pour l’entreprise.

Mobile, biométrie et bonnes pratiques

Sur un appareil compatible, Face ID ou Touch ID peut simplifier les connexions suivantes. Cette fonction ne remplace pas les règles de sécurité de base : ne partagez pas vos identifiants, retirez les accès d’un salarié qui quitte l’entreprise et attribuez les rôles selon les responsabilités de chacun.

Le dirigeant ou l’administrateur doit aussi vérifier les coordonnées de l’entreprise avant d’émettre les premiers documents. Cette étape évite de diffuser des factures avec une information administrative incorrecte.

FREEMIUM, PREMIUM ou OPTIMUM : choisir selon vos flux

Les trois abonnements correspondent à des niveaux de besoins différents. Le montant de chaque formule n’est pas précisé ici, mais les fonctionnalités permettent déjà de comparer les usages. Un abonnement annuel ouvre droit à une réduction annoncée de 10 %. Chaque utilisateur supplémentaire est indiqué à 5 € par mois.

Quand l’offre OPTIMUM devient pertinente

OPTIMUM ajoute le paiement des factures fournisseurs et l’encaissement des factures de vente. L’offre comprend un compte professionnel Banqup, 2 comptes bancaires externes liés, une carte bancaire physique et un nombre illimité de cartes de débit virtuelles. Des transferts SEPA et des rapports de mouvements aux formats CODA ou JSON sont également prévus. La livraison de la carte bancaire physique entraîne des frais annoncés de 6 € HT.

Cette formule devient pertinente lorsque le rapprochement entre les factures émises, les encaissements et les paiements fournisseurs prend une place importante dans le suivi de l’entreprise. Une entreprise qui veut surtout créer ses documents et les transmettre à son comptable peut commencer avec une formule dépourvue de services de paiement.

Organiser le travail avec votre expert-comptable

La valeur d’un outil de facturation dépend aussi de sa place dans l’organisation de l’entreprise. Si votre expert-comptable suit déjà les achats, la TVA ou la trésorerie, définissez avec lui les documents à déposer, le moment de validation et les droits d’accès. Le partage en temps réel ne remplace pas une répartition claire des responsabilités.

Répartir les rôles sans créer de doublons

Un fonctionnement simple consiste à laisser l’équipe administrative déposer les factures fournisseurs et préparer les factures clients. Une personne identifiée peut ensuite valider les pièces sensibles. L’expert-comptable accède aux éléments nécessaires à la tenue comptable. La gestion des rôles et permissions évite d’accorder à tous les utilisateurs les mêmes droits de paiement ou de modification.

Avant de souscrire, établissez la liste de vos besoins : nombre de personnes qui doivent intervenir, durée de conservation souhaitée, échanges avec le cabinet, volume de factures entrantes, besoin d’encaissement et connexions bancaires. Cette vérification permet de choisir une formule en fonction des usages réels plutôt qu’en fonction de son seul nom.

Passer de la première facture au suivi des paiements

Une fois le compte activé, renseignez les informations de l’entreprise, le catalogue de produits ou de services et la présentation des documents. Créez ensuite une première facture test. Contrôlez sa numérotation, ses mentions, son échéance et l’identité du destinataire. Si vous utilisez Peppol ou Chorus Pro, vérifiez auparavant que le circuit d’envoi correspond bien à votre client.

Pour les achats, centralisez les documents dès leur réception au lieu de reconstituer le dossier au moment de la clôture. L’OCR accélère l’extraction des données, mais un contrôle humain reste nécessaire pour repérer les doublons, les avoirs et les écarts. Lorsque les fonctions de paiement sont disponibles dans votre offre, rapprochez régulièrement les factures avec les encaissements clients ou les paiements fournisseurs. Vous disposez ainsi d’un suivi plus cohérent entre facturation, comptabilité et trésorerie.